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关于2018届毕业生档案归档、密封、邮寄的通知

2018年05月17日 16:44  点击:[]

2018届毕业生已临近毕业,根据工作安排现通知具体事宜,请各学院认真做好。

一、档案归档

1、归档材料:成绩单、学生学籍表、毕业生登记表、专接本报名登记表、德育档案(已上传至群共享,各学院自行打印)、校级以上奖励材料,学生会档案成员表,请各学院抓紧时间整理上述材料。

2、所需材料归档后,如实填写档案袋目录,请各学院认真核对档案内所对应材料,确保档案内材料无误。

二、密封

各项材料归档完毕,各学院确保各项无误后密封加盖公章。档案归档、密封时间另行通知。

三、档案邮寄

学生档案按照学生报到证上的单位由学校邮寄,现将邮寄事宜安排如下:

1、现学工处将2018届毕业生报到证的派遣单位上传至群共享,请各学院下载查看自己学院学生的派遣单位,然后跟学生核实统计清楚档案派遣地址以及联系方式(注意:派遣单位并非地址,要统计详细的派遣地址以及电话便于邮寄,有部分地区报到证上的单位不接收学生档案,所以请学生自己联系派遣单位并确定准确的接收学生档案的单位及地址,并要求学生亲自签字确认,以免出现学生错报导致档案邮寄出现问题)。

2、学生档案邮寄样表上传至群共享,请各学院按照样表内的内容填写完整,样表内红色字为填写实例,红色填的部分都是需要统计的内容,请大家填写规范,否则造成无法邮寄的,由各学院负责,档案邮寄样表请于6月1日之前上交给学工处114,纸质电子各一份(纸质的要求辅导员书记签字确认并加盖学院公章)。

3、邮寄档案时要填写档案转递单,学工处会将盖好章的转递单发放至相关老师手中,请各学院老师提前填写好(上联存根学校留存,中联和下面寄出),邮寄时与学生档案一同邮寄(注意转递单不能装入档案内)。

4、毕业生档案邮寄时间暂定在6月10日至6月20日。

5、档案密封好之后先放在各学院排好顺序保存,邮寄时由各学院相关老师将自己所负责毕业生档案按照统计好的邮寄地址在办公楼114室协助办理邮寄手续。

6、邮寄时请各学院做好登记备案工作(档案号、学生姓名、邮寄地址等内容便于日后学生查询)

7、专科毕业生参加专接本考试被录取的档案里面不放报到证,需要学生自带的,请各学院做好记录;需要邮寄的请写好本科院校详细地址、联系人。

8、针对其他特殊情况档案不能邮寄的,各学院要做好详细去向记录并由学生本人签字确认。

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